Op basis van BTW-nummer
Om nieuwe klanten snel en efficiënt aan te maken in ons systeem, bieden we de mogelijkheid om klantgegevens automatisch in te vullen op basis van het BTW-nummer van de klant. Dit proces wordt mogelijk gemaakt door een koppeling met de Europese VIES-database (VAT Information Exchange System) voor BTW-validatie.
Hoe werkt het?
- In het daarvoor bestemde veld vul je het BTW-nummer van de nieuwe klant in. Zorg ervoor dat het nummer correct is ingevoerd, inclusief de landcode aan het begin.
- Ons systeem stuurt het BTW-nummer door naar de VIES-database voor validatie. Dit gebeurt real-time, dus er is slechts een korte wachttijd.
- Na validatie haalt ons systeem de beschikbare bedrijfsgegevens op en vult deze automatisch in. Dit kan gegevens omvatten zoals de bedrijfsnaam, het adres en de landcode.
- Controleer de automatisch ingevulde gegevens op juistheid. Je kunt nog altijd handmatig wijzigingen aanbrengen indien nodig. Vul eventuele ontbrekende informatie aan.
BTW-nummer niet gevonden?
Het kan voorkomen dat ons systeem een BTW-nummer niet kan valideren. Dit kan verschillende oorzaken hebben, waaronder de mogelijkheid dat het BTW-nummer onjuist is ingevoerd of dat het niet bestaat in de VIES-database. In zulke gevallen raden we aan om het BTW-nummer direct te controleren op de VIES-website. Hier kun je handmatig het BTW-nummer invoeren en verifiëren. Dit zorgt ervoor dat je de meest accurate en up-to-date informatie hebt en kan beslissen over de volgende stappen.
Naast de mogelijkheid om BTW-nummers te valideren via de VIES-database, kan je Belgische BTW-nummers ook opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De KBO is een uitgebreide database van Belgische ondernemingen, waarin je gemakkelijk BTW-nummers kunt opzoeken en verifiëren. Dit is met name handig wanneer de VIES-database tijdelijk niet beschikbaar is of wanneer je specifieke informatie over Belgische ondernemingen nodig hebt.